Nebenkostenabrechnung Schweiz: Alles, was du dazu wissen musst

Was sind Nebenkosten?

Wie es der Name vermuten lässt, handelt es sich bei Nebenkosten für Mieter und Mieterinnen um jene Kosten, die ‘neben’ der Hauptkostenposition anfallen – also zusätzlich zur eigentlichen Miete. Sie entstehen zwar durch die Nutzung einer Wohnung, sind jedoch nicht in der Miete inbegriffen. 

Zu den Nebenkosten gehören unter anderem Heizkosten und Wasserverbrauch. Doch auch Leistungen wie der Betrieb der Waschmaschine und des Lifts sowie Sauberkeit und Licht im Treppenhaus zählen zu den Nebenkosten und sind daher in der Nebenkostenabrechnung enthalten.

Diese Kosten hängen stark von individuellen Faktoren ab – zum Beispiel vom Energieverbrauch, dem Gebäudestandard, der Wohnungsgrösse, der Anzahl Zimmer und Anzahl Wohnungen im Haus oder aber auch von der Art der Abrechnung. Einen gesetzlich festgelegten Maximalbetrag der Nebenkosten gibt es nicht.

Nebenkostenabrechnung: Frist in der Schweiz

Eine Abrechnung muss innerhalb der gesetzlichen Frist von sechs Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode erstellt werden. Hierzulande erstreckt sich die Abrechnungsperiode in der Regel entweder vom 1. Juli bis zum 30. Juni oder vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.

Der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten

Umgangssprachlich werden Nebenkosten und Betriebskosten gern und oft gleichbedeutend verwendet. Genau genommen ist das jedoch nicht korrekt, denn Betriebskosten bezeichnen laufende und regelmässige Kosten, die alle umlagefähig sind. Die Nebenkosten hingegen sind nicht alle umlagefähig. Eine Nebenkostenabrechnung beinhaltet die Betriebskostenabrechnung sowie viele weitere Einzelposten.

Mit anderen Worten: Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten im rechtlichen Sinne.

Betriebskostenabrechnung: Worin unterscheiden sich Heiz- und Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung erhältst du einmal jährlich von deiner Verwaltung. Ist das nicht der Fall, solltest du sie schriftlich einfordern. Sie beinhaltet alle umlagefähigen Nebenkosten einer Wohnung. Zudem ist der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel) in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt.

Heizkosten sind in der Regel auch Teil der Nebenkostenabrechnung. Sie werden oft eingegliedert, jedoch als Anlage separat aufgeführt. In der Schweiz muss pro Quadratmeter Wohnfläche mit etwa 15 Franken an Heizkosten gerechnet werden.

Bei einer 100m2 grossen Wohnung entspricht das jährlich 1'500 Franken. Ist eine Heizung nicht korrekt angepasst oder die Wohnung schlecht isoliert, können diese Kosten entsprechend noch höher ausfallen.

Die Heizkostenabrechnung ist gesetzlich streng geregelt und fällt oft sehr detailliert aus. Sie enthält nur die Kosten für Heizung (und oft auch Warmwasser, falls zentral beheizt wird).

Der Verteilerschlüssel

Das Eidgenössische Energiegesetz schreibt vor, dass Kosten der Energienutzung so genau wie möglich dem Verursacherprinzip entsprechend verteilt werden müssen. Sollte eine individuelle Zuordnung beziehungsweise Abrechnung nicht möglich sein, so sind Nebenkosten – nach einem Verteilerschlüssel – auf die einzelnen Mieterinnen und Mieter zu verteilen.

Wichtig: Der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel) legt fest, wie Nebenkosten auf die Mieter und Mieterinnen umgelegt werden. Es gibt insgesamt sechs gebräuchliche Verteilerschlüssel. Wird ein solcher für deine Nebenkostenabrechnung genutzt, muss er zwingend darin angegeben werden.

Auch wenn mithilfe von Verteilerschlüsseln versucht wird, beispielsweise Energiekosten möglichst gerecht zu verteilen, wird es immer Faktoren geben, die das Ergebnis verzerren. Dazu gehören: 

• Technische Ungenauigkeiten bei der Messung
• Verschiedene Lebensgewohnheiten 
• Unterschiede in der Gebäudestruktur (Erdgeschosswohnungen verlieren mehr Wärme)

Ein Verteilerschlüssel kann entsprechend zwar dabei helfen, die Kosten so fair wie möglich, aber eben nicht perfekt gerecht aufzuteilen. Eine gewisse Ungleichheit bleibt immer vorhanden. Dennoch müssen Vermieterinnen und Vermieter darum bemüht sein, einen vertretbaren Verteilerschlüssel zu verwenden.

Beispiele zu Verteilerschlüsseln

Es ist oft üblich, dass der Wasserverbrauch nach Mietobjektgrösse verteilt wird, nicht aber nach Anzahl der Personen, die das Mietobjekt bewohnen. Warmwasseraufbereitungskosten oder Heizkosten werden in der Regel oft nach der Mietobjekt-Fläche verteilt.

Ein Sonderfall sind sogenannte ‘neutrale Kosten’. Dabei handelt es sich um Nebenkosten, welche mit der Grösse des Mietobjekts nicht in Zusammenhang stehen. Bisweilen ist festgelegt, dass diese Kosten – unabhängig von der Grösse der Mietobjekte – nach Mietobjektanzahl auf die einzelnen Mieter und Mieterinnen verteilt werden. 

Unter die neutralen Kosten fallen etwa die Treppenhausreinigung und Gartenpflege, die Hauswartung oder der Allgemeinstrom. Solche neutralen Kosten jeder Einheit auf gleiche Weise zu belasten, scheint auf den ersten Blick naheliegend; konkrete Verhältnisse können jedoch ein ganz anderes Bild zeichnen. 

Die Verteilung der Kosten für die Wartung von Liftanlagen führen regelmässig zu hitzigen Diskussionen: Die Rechtsprechung geht gemeinhin davon aus, dass es sich dabei um neutrale Kosten handelt, die grundsätzlich nach Anzahl der Mietobjekte aufgeteilt werden sollen – auch wenn auf der Hand liegt, dass die Mieterschaft in Dachwohnungen einen Lift öfter nutzen dürften als Mietende in Parterrewohnungen.

Welche Nebenkosten dürfen Verwaltungen verrechnen?

Unter die verrechenbaren Nebenkosten fallen unter anderem:

• Heizung
• Warmwasser
• Hauswartung (Bruttolohn und Verbrauchsmaterial)
• Unterhalt von Garten und Umgebung
• Strom für Gemeinschaftsräume
• Lift
• Kabelnetz: Benutzungs- und Urheberrechtsgebühr
• Abwasser- und Kehrichtgebühr
• Schneeräumung
• Verwaltungskosten: in der Regel als Zuschlag von 3% bis 5% auf die abgerechneten Nebenkosten

Was sind unzulässige Nebenkosten?

Alles, was dem Unterhalt des Hauses oder der Einrichtungen dient, geht zulasten von Vermietern und Vermieterinnen. Genauer gesagt, müssen all diese Kosten über den Mietpreis gedeckt sein und dürfen der Mieterschaft nicht separat als Nebenkosten in Rechnung gestellt werden.

Dies betrifft insbesondere Renovations- und auch Reparaturarbeiten – insofern sie nicht auf unsachgemässe Nutzung der betroffenen Wohnung durch die Mieterschaft zurückzuführen sind. Nicht zulässige Nebenkosten sind zudem Steuern und Abgaben, Gebäudeversicherungsprämien sowie Erschliessungs- und Anschlussgebühren sowie der Ersatz von Installationen (beispielsweise neue Heizungen oder Stromleitungen).

Wie erkennst du zulässige und unzulässige Kosten?

Im Einzelfall kann die Abgrenzung zwischen zulässigen und unzulässigen Nebenkosten schwierig sein. Der Mieterverband hat als Hilfestellung ein detailliertes Merkblatt verfasst. Dieses und weitere hilfreiche Merkblätter findest du auf der Webseite des Mieterverbands zum Download.

Wie werden Nebenkosten abgerechnet?

Die Abrechnung der Nebenkosten kann auf unterschiedliche Art erfolgen – entweder über eine Akonto-Rechnung oder eine jährliche Pauschale. Welche Variante deine Verwaltung anwendet, kannst du deinem Mietvertrag entnehmen.

Nebenkosten Akonto-Rechnung und Akontozahlungen

Werden die Nebenkosten per Akonto-Rechnung eingefordert, bezahlst du jeden Monat einen vereinbarten Betrag im Voraus. Die Verwaltung erstellt eine detaillierte Abrechnung und gleicht die bereits bezahlten Beträge schliesslich mit den tatsächlichen Aufwänden ab.

Fallen die geleisteten Akontozahlungen tiefer aus als die tatsächlich entstandenen Kosten, musst du nachzahlen. Umgekehrt gilt aber auch: Hast du zu viel überwiesen, erhältst du deine Akonto-Rechnungen zurückerstattet.

Wichtig: Ist eine höhere Nebenkostenabrechnung absehbar – beispielsweise weil die Energie- oder Heizkosten stark steigen – ist es oft sinnvoll, die Akonto-Beiträge freiwillig aufzustocken. So folgt bei der effektiven Abrechnung kein Schock, weil du auf einen Schlag eine hohe Summe zahlen musst. Eine Erhöhung deiner Beiträge kannst du selbst beantragen – oft kommen Verwaltungen aber von sich aus auf die Mietparteien zu, da dies auch in ihrem Interesse ist.

Nebenkosten Pauschal / Pauschalbetrag

Entscheidet sich deine Verwaltung dazu, dass Nebenkosten pauschal verrechnet werden sollen, bezahlst du jährlich einen fix vereinbarten Betrag. Dieser beruht auf den durchschnittlichen Kosten der vergangenen drei Jahre. Nachzahlungen oder Rückzahlungen sind allerdings nicht möglich, auch wenn die Pauschale viel zu tief oder zu hoch war. Diese Art der Abrechnung hat also ihre Tücken. Anpassungen erfolgen verzögert auf Basis des dreijährigen Durchschnitts bei den effektiven Kosten.

Nebenkosten Nachzahlungen in der Schweiz

Du hast die Nebenkostenabrechnung erhalten, musst offenbar nachzahlen und fragst dich, wie hoch der Betrag der Nebenkosten-Nachzahlungen in der Schweiz maximal sein darf? Tatsächlich ist es in der Schweiz so, dass eine zahlenmässige Grenze nach oben nicht existiert.

Entscheidend ist, dass zu verrechnende Nebenkosten ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart sind. Ist das nicht der Fall, sind sie automatisch im Nettomietzins inbegriffen und können dir somit nicht zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Die Rechtssprechung ist in diesem Punkt sehr streng: Jede einzelne Position muss im Mietvertrag aufgeführt werden. Ein Verweis auf Kleingedrucktes und /oder die allgemeinen Vertragsbedingungen reicht nicht aus.

Wenn du dir ein gewisses Mass an Sicherheit wünschst, hast du die Möglichkeit, dir von deiner Verwaltung  bestätigen zu lassen, dass deine Akontozahlungen ungefähr ausreichen dürften. Aus Beweisgründen bietet sich eine schriftliche Bestätigung an.

Wie fechte ich eine Nebenkostenabrechnung an?

Falls du mit der Abrechnung nicht einverstanden bist, kannst du Einsicht in die Belege der Verwaltung verlangen. Ist die Rechnung tatsächlich zu hoch, musst du schriftlich dagegen Einspruch erheben – am besten per eingeschriebenem Brief. Liste dort alle Gründe auf, weshalb du nicht mit der Abrechnung einverstanden bist und frage nach einer Korrektur der Nebenkosten.

Die Verwaltung muss im Anschluss nachweisen, dass die Abrechnung und der Verteilerschlüssel korrekt sind. Ist das nicht der Fall oder reagiert sie nicht auf deine Beschwerde, kannst du dich an die Schlichtungsbehörde für Mietsachen wenden. Ein Verfahren ist kostenlos: Beim Bundesamt für Wohnungswesen BWO findest du eine Übersicht der Schlichtungsbehörden.

Tipp: Der Mieterverband hat einen Musterbrief für die Anfechtung der Nebenkostenabrechnung erstellt, den du nutzen kannst.