Vermieter und Datenschutz: Das musst du beachten

Zur Suche nach den perfekten Mietern und Mieterinnen

Du hast eine Wohnung zu vermieten und bist auf der Suche nach Empfehlungen zur Art und Weise, wie du passende Mietkandidaten finden kannst? Für ein harmonisches Mietverhältnis siehst du dich vermutlich schon bald mit der Frage nach dem optimalen Auswahlverfahren konfrontiert.

In diesem Artikel widmen wir uns hauptsächlich dem Thema Datenschutz für Vermieter und klären dich über deine Rechte und Pflichten auf. Weiterführende Informationen und Tipps zur Suche nach verlässlichen Mieter und Mieterinnen erhältst du in unserem Artikel 'Den richtigen Mieter finden: in 3 Schritten zum Ziel'.

Faires Auswahlverfahren mit Anmeldeformular

Bevor ein neues Mietverhältnis zustande kommen kann, müssen Mietinteressenten in der Regel ein Anmeldeformular der Vermieterschaft ausfüllen. Standardisierte Formulare gibt es dafür nicht. Vermieter haben daher einen gewissen Spielraum bei der Auswahl von Fragen für diese Formulare.

Aus diesem Grund kann sich die Anzahl sowie die Ausrichtung der Fragen stark voneinander unterscheiden. Problematisch dabei ist, dass vielen Vermietern nicht klar ist, welche Fragen gemäss den geltenden Datenschutzrichtlinien zulässig sind.

Personenbezogene Daten erheben: Was darf der Vermieter kontrollieren?

Fragen in Anmeldeformularen, die weit in die Privatsphäre eindringen, sind den meisten ein Dorn im Auge. Um als Vermieter oder Vermieterin bei der Erhebung von personenbezogenen Daten nicht gegen den Datenschutz zu verstossen, solltest du dich bei der Erstellung des Anmeldeformulars an die Empfehlungen der Eidgenössischen Datenschutzkommission halten. Die von ihnen erlassenen Empfehlungen geben Auskunft darüber, welche Fragen aus datenschutzrechtlicher Sicht erlaubt sind. 

Übrigens: Auch die EU-Datenschutzgrundverordnung für Vermieter (DSGVO Vermieter) berücksichtigt das Prinzip der Datensparsamkeit. Gemäss ihr ist es untersagt, beliebig viele Daten ohne bestimmten Zweck auf Vorrat zu sammeln. Auch in der EU gilt also: Einzig Daten, die aktuell von vermietenden Eigentümern zu einem bestimmten Zweck benötigt werden, dürfen abgefragt werden.

Angaben nach Zustimmung und fakultative Angaben

Als Vermieter oder Vermieterin bist du dazu verpflichtet, Angaben auf eine möglichst zurückhaltende Art in Erfahrung zu bringen. Falls du Referenzen einholen möchtest, kannst du dies ausschliesslich bei den unter der Rubrik aufgelisteten Personen tun – und das auch nur dann, wenn sie zur Bestätigung der auf dem Formular getätigten Angaben dienen. 

Für weitere Informationen ist die Erlaubnis der Mietinteressenten und erforderlich. Diese musst du entsprechend einholen. Zudem gilt, dass erst dann Referenzen einzuholen sind, wenn jemand ernsthaft für die zu vermietende Wohnung infrage kommt. 

Zustimmung zur Datenbeschaffung: Viele Wege führen nach Rom

Zwar müssen potenzielle Mieter und Mieterinnen der Datenbeschaffung zustimmen, eine Einwilligung muss jedoch nicht unbedingt schriftlich erfolgen. Grundsätzlich gilt: Je heikler die Daten, desto höhere Anforderungen an die Einwilligung. Mietinteressenten müssen sich frei für oder gegen die Angabe von fakultativen Informationen entscheiden können. 

Vertrauensvolles Mietverhältnis: Die Sicherheit der Daten liegt bei dir

Als Vermieter oder Vermieterin bist du dazu verpflichtet, sowohl die Daten deiner Mieterschaft als auch jene deiner möglichen Mieterschaft zu schützen.

Deine Aufgaben zum sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten:

• Verarbeitung von Daten: Mach die Daten nur Personen zugänglich, welche die Auswahl der Mieterschaft treffen.

• Unerlaubte Weitergabe von Daten verhindern: Sorge dafür, dass eine unerlaubte Datenbearbeitung sowie eine Weitergabe an Unbefugte nicht möglich sind.

• Löschung der Daten: Zögere nicht dabei, Daten, die nicht mehr benötigt werden, sofort zu löschen oder an Mietinteressenten und zurückzugeben.

All diese Grundsätze gelten auch für Wartelisten.

Angaben für Behörden: Der richtige Zeitpunkt ist relevant

Für den Fall, dass Verwaltungen in der Pflicht stehen, bestimmten Behörden Angaben über ihre Mieterschaft zu machen, dürfen die betreffenden Daten des Mieters oder der Mieterin erst beim Vertragsabschluss in Erfahrung gebracht werden.

Du verlangst mit deinem Anmeldeformular Ausweispapiere und Belege zur Bestätigung von Angaben – wie beispielsweise einen Betreibungsregisterauszug? Auch in diesem Fall musst du den richtigen Zeitpunkt abwarten. Ganz gleich, ob ein Haus oder eine Wohnung vermietet werden soll: Es muss ein berechtigtes Interesse zum Abschluss des Vertrages vorhanden sein, bevor entsprechende Belege verlangt werden dürfen. Die Einforderung von Dokumenten ist also nur bei einer Person zulässig, die definitiv für einen Vertragsabschluss vorgesehen ist.

Stelle die richtigen Fragen

Du möchtest konkrete Beispiele für Fragen? Um dir den Datenschutz für Mieter und Vermieter zu verdeutlichen, stellen wir dir eine Auflistung von Fragen für Anmeldeformulare zur Verfügung: So steht der Erstellung eines einwandfreien Fragenkatalogs steht nichts mehr im Weg.

Immer zulässig

Als Vermieter darfst du folgende Angaben in jedem Fall verlangen:

• Name, Vorname, Adresse, Geburtsdatum, Beruf, Arbeitgeber
• Einkommen in Einkommenskategorien (10’000er-Schritte bis zu Fr. 100’000.– oder Frage nach dem Verhältnis zwischen Mietzins und Einkommen)
• Betreibungen in den letzten zwei Jahren 
• Innerhalb der letzten fünf Jahre ausgestellte Verlustscheine
• Schweizer oder ausländische Staatsangehörigkeit (Achtung: Die Frage nach der Nationalität ist nur unter bestimmten Umständen erlaubt) 
• Allfällige Aufenthaltsbewilligung und Ablaufdatum der Bewilligungen
• Personen, die dem Mietvertrag nicht als Partei beitreten: Kinder (Anzahl, Alter und Geschlecht der Kinder) sowie Erwachsene (Anzahl, allfällige Verwandtschaftsverhältnisse dieser Personen untereinander, respektive zum Mietinteressenten)
• Bestehender oder beabsichtigter Untermietvertrag
• Verwendung der Wohnung als Wohnung für Ehe- oder eingetragene Partner/Partnerin (Familienwohnung)
• Anzahl Autos
• Haustiere
• Allfällige besondere Lärmverursachung
• Frage, ob die bisherige Wohnung durch die Vermieterschaft gekündigt wurde inklusive Begründung, falls dies zutrifft
• Anforderungen, die an die Wohnung gestellt werden 

Auch nach folgenden Informationen darf gefragt werden, wenn sie ausdrücklich als ‘fakultativ’ bezeichnet sind: 

• Arbeitsort
• Name und Adresse der gegenwärtigen Vermieterschaft
• Referenzen

Unter gewissen Umständen zulässig

Es gibt auch eine ganze Reihe von Fragen, die Vermieterinnen und Vermieter nur unter bestimmten Umständen stellen dürfen. Die aufgeführten Angaben sind nur dann zulässig, wenn bestimmte Behörden diese von der Vermieterschaft erlangen müssen. Zudem dürfen sie auch nur bei denen Personen erhoben werden, über welche der betreffenden Behörde Meldung gemacht werden muss.  

Wichtig: Diese Informationen dürfen nur bei Mietinteressenten eingeholt werden, mit denen tatsächlich ein Mietvertrag abgeschlossen werden soll.

• Konfession
• Zivilstand, Datum der Trauung, Trennung oder Scheidung
• Bürgerort/Nationalität (bisherige Aufenthaltsdauer in der Schweiz)
• Heimatort
• Adresse und Telefonnummer des Arbeitgebers
• Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Besondere Voraussetzungen

Folgende Angaben dürfen ausschliesslich unter besonderen Voraussetzungen verlangt werden (etwa wenn eine gesetzliche Pflicht besteht, bei einer statutarischen Zielsetzung der Liegenschaftsverwaltung und anderen besonderen Gründen).

Persönliche Informationen

• Konfession
• Zivilstand, Datum der Trauung, Trennung oder Scheidung
• Name, Vorname, Adresse sowie Geschlecht von Personen, die dem Mietvertrag nicht als Partei beitreten, Verwandtschaftsverhältnisse zwischen diesen Personen und den Mietinteressenten
• Nationalität und bisherige Aufenthaltsdauer in der Schweiz
• Heimatort    
• Bestehen einer Invalidität (grundsätzlich nur bei Vermietung von Invalidenwohnungen)

Arbeitgeber und finanzielle Verhältnisse

• Adresse und Telefonnummer des Arbeitgebers 
• Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Unregelmässige Arbeitszeiten
• Angaben, die der detaillierten, systematischen Abklärung der finanziellen Verhältnisse der Mietinteressenten dienen.

Verwendungszweck und Wechsel der Wohnung I Fragen zur bisherigen Wohnung

• Anzahl der Wohnungswechsel in den letzten Jahren
• Begründung für den Wohnungswechsel
• Verwendungszweck der neuen Wohnung
• Anzahl Zimmer und Mietpreis der bisherigen Wohnung
• Nutzung des bisherigen Hauses oder der bisherigen Wohnung
• Voraussichtliche Mietdauer

Fahrzeuge und Musikinstrumente

• Musikinstrumente
• Benutzte Fahrzeuge, Fahrzeugmarke, Kontrollschildnummer, Wert des Fahrzeugs

Unzulässig

Die folgenden Fragen sind in keiner Situation erlaubt und müssen von Mietinteressenten oder -interessentinnen nicht beantwortet werden.

• Beurteilung des Preis-/Leistungs-Verhältnisses der Wohnung
• Mitgliedschaft der Mietinteressenten oder anderer Personen beim Mieterinnen- und Mieterverband oder anderen Organisationen, welche die Interessen von Mietern und Mieterinnen vertreten
• Interesse am Abschluss eines Kopplungsgeschäftes, namentlich eines Versicherungsvertrages mit der betreffenden Liegenschaftsverwaltung
• Bestehende chronische Krankheiten
• Punktuelle Angaben zur finanziellen Situation der Mietinteressenten, die über das grundsätzlich zulässige hinausgehen (z.B. Fragen nach Abzahlungs- und Leasingverträgen, insbesondere Restschuld auf Mobiliar; Lohnzessionen)
• Die Frage danach, ob die Mietinteressenten aufgrund der Situation auf dem Wohnungsmarkt zum Abschluss des Mietvertrages gezwungen ist