Tipps und Tricks für die Suche nach den passenden Büroräumlichkeiten
Die Suche nach geeigneten Büroräumlichkeiten kann für Unternehmen eine echte Herausforderung sein. Besonders in der Schweiz sorgen hohe Preise und je nach Standort wenig verfügbare Objekte für zusätzliche Komplexität. Mit dem richtigen Ansatz findest du jedoch schnell und effizient die Räume, die zu deinen Bedürfnissen und deinem Budget passen. Dieser Ratgeber bietet praktische Tipps und Tricks, die dir dabei helfen, die Suche erfolgreich zu gestalten.
1. Bedürfnisse definieren
Der erste Schritt sollte immer eine gründliche Bedarfsanalyse sein. Hierbei gilt es unter anderem, folgende Fragen zu klären:
- Anzahl Mitarbeitende: Wie viele Mitarbeitende werden im neuen Büro arbeiten?
- Benötigte Arbeitsbereiche: Welche Arbeitsbereiche braucht es für welche Tätigkeiten (z.B. Bürotätigkeiten, Lager, Kundenservice, Arbeitsfläche)?
- Ausstattung: Welche weitere Ausstattung wird benötigt (z.B. Besprechungsräume, Küche, Parkplätze)?
- Lage: Welche Lage ist für das Unternehmen und die Mitarbeitenden sowie für Kundinnen und Kunden, Lieferanten, etc. optimal?
Tipp: Mach dir Gedanken zu deinem Unternehmenswachstum
Plane einen Puffer für weiteres Wachstum ein und berücksichtige Optionen für eine spätere Expansion. Schnell wachsende Unternehmen benötigen alsbald grössere Flächen. Bestehen im Gebäude Expansionsflächen, kann ein weiterer zeit- und kraftraubender Umzug vermieden werden.
2. Plane dein Budget
Stelle eine Budgetplanung auf und überlege dir, was sich deine Firma leisten kann. Folgende Kostenpositionen sollten im Budget berücksichtigt werden:
- Büromiete
- Nebenkosten zur Büromiete
- Kaution
- Ausbaukosten/Umbaukosten der Bürofläche
- Kosten für Möbel und Einrichtung
- Umzugskosten
- Mögliche Versicherungskosten
3. Wähle den richtigen Standort
Die Wahl des richtigen Standorts kann ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Unternehmens sein. Wichtige Aspekte sind hierbei:
- Die Erreichbarkeit des Standorts mit öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Auto
- Die Infrastruktur in der Umgebung (z.B. Restaurants, Geschäfte, Banken)
- Die Nähe zu Kunden, Lieferanten und Partnern
- Die Einfachheit des Zugangs, falls du Lagerräume benötigst
- Der geltende Steuerfuss
💡 Die richtige Bürofläche
In der Schweiz rechnet man durchschnittlich mit 19 Quadratmetern Bürofläche pro Person. Dies kann jedoch variieren je nach:
- Tätigkeit: Mitarbeitende, die viel mit Kunden oder Klienten zu tun haben oder handwerklich tätig sind, benötigen in der Regel mehr Platz als solche, die hauptsächlich am Computer arbeiten.
- Unternehmensgrösse: In grösseren Unternehmen ist die Fläche pro Mitarbeiterin oft etwas kleiner als in kleineren Unternehmen.
- Standort: In Ballungsgebieten, wo die Büroflächenpreise höher sind, ist die durchschnittliche Fläche tendenziell kleiner als in ländlichen Gebieten.
4. Besichtigung und Bewertung
Bei der Besichtigung von Büroobjekten sollten u.a. folgende Punkte beachtet werden:
- Der Zustand der Räumlichkeiten
- Die bauliche Ausstattung
- Die Aufteilung der Räume
- Die Lichtverhältnisse
- Die Belüftung und das Raumklima
- Die Raumakustik
- Die technischen Gegebenheiten (z.B. Internetanschluss, Steckdosen)
Wichtig: Es gibt gesetzliche Vorgaben, die berücksichtigt werden müssen, um den Gesundheitsschutz zu gewährleisten. Mehr dazu findest du hier.
5. Mietverhandlungen
Vor der Unterzeichnung eines Mietvertrages sollten die Mietkonditionen sorgfältig verhandelt werden. Wichtige Punkte sind hierbei:
- Die Miethöhe
- Die Nebenkosten
- Die Vertragslaufzeit (befristet oder unbefristet)
- Die Kündigungsfristen
- Die Möglichkeit zur Untervermietung
- Renovierungs- und Instandhaltungsklauseln
- Lies den Mietvertrag sorgfältig durch und stelle sicher, dass du alle wichtigen Punkte verstehst.
Tipp: Es ergibt steuer- und haftungstechnisch Sinn, den Mietvertrag auf das eigene Unternehmen und nicht auf dich als Privatperson zu mieten. Falls dein Geschäft nicht zum Fliegen kommt, haftest du privat für einen im schlimmsten Fall langen Mietvertrag. Nur schon dafür lohnt es sich, eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH zu gründen.
6. Wie richte ich mein Büro optimal ein?
Unsere Arbeitsumgebung spielt eine entscheidende Rolle für unser Wohlbefinden und unsere Leistungsfähigkeit. Sowohl die Gestaltung der Arbeitsräume selbst als auch die Umgebung des Arbeitsplatzes haben einen messbaren Einfluss auf Faktoren wie Motivation, Konzentration und Stresslevel. Auf folgende Punkte lohnt es sich dabei zu achten:
Ergonomie
- Höhenverstellbare Schreibtische für alle Mitarbeitende
- Grosse Tischplatte mit ausreichend Platz für wichtige Utensilien
- Bequemer Bürostuhl mit richtiger Sitzhöhe
- Bildschirm auf Augenhöhe
Beleuchtung
- Ausreichend natürliches und künstliches Licht
- Blendfreie Beleuchtung mit angenehmer Lichtfarbe
Ordnung und Stauraum
- Aufgeräumter Arbeitsplatz für mehr Konzentration
- Ausreichend Stauraum durch Regale, Schränke und Aktenordner
Farben und Dekoration
- Helle Farben und natürliche Materialien für eine positive Atmosphäre
- Pflanzen und Dekoration für mehr Gemütlichkeit
Persönliche Note
- Individuelle Gestaltung für Repräsentation des Unternehmens und der einzelnen Mitarbeitenden
7. Weitere Tipps und Fazit
- Beginne frühzeitig mit der Suche nach neuen Büroräumlichkeiten, um Stress zu vermeiden.
- Habe alle wichtigen Unterlagen bei der Besichtigung dabei, z.B. die Bedarfsanalyse und eine Liste der Ausstattungswünsche.
- Scheue dich nicht, Fragen zu stellen, z.B. zur Bausubstanz, zur Haustechnik und zu den Nebenkosten.
- Nimm bei Bedarf professionelle Unterstützung in Anspruch.
- Prüfe den Zustand des Gebäudes und kontaktiere bestehende Mietparteien, um ihre Meinung zu erfahren.
- Schaue bestehende Mietparteien an und prüfe, ob es Synergien zu deinem Geschäft gibt.
- Achte darauf, dass das Gebäude zum Image deiner Firma passt.
Die Suche nach neuen Büroräumlichkeiten erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Mit der richtigen Vorgehensweise kannst du jedoch die passenden Räumlichkeiten für dein Unternehmen finden und so zu seinem Erfolg beitragen.